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中海物业·优你互联 | 多业务、高集成、数字化系统,助力社区资产高效运营

来源:网络转载 时间:2021-01-22

中国物业新闻网讯:

云计算、大数据、人工智能……时代在变,物业行业也在变。拥抱这个数据渗透的信息时代,迎接科技发展带来的机遇与挑战,从智慧家居到智慧社区再到智慧城市,物业所面临的生态环境正在进行数字化转型升级,而物业公司需要转型,最基础和可大量挖掘与提升的社区资源首当其冲。但是,社区资源不管是数量还是形态上,都呈现越来越丰富多元的趋势;同时,社区资源分散于管理处每个角落,靠管理处手工管理租赁存在无序管理、利用率低、滋生腐败、价格偏低、品质失控等大量问题,管理费时费力错漏较多。
如何应对新时期的社区资产管理资源要素变化?如何合理利用科技创新释放社区资源产能?成为物业人向现代服务业转型的重要能力建设方向之一。中海物业·优你互联针对社区资产运营首创研发多业务集成高效自动化的全流程管控社区资产运营系统,高效的运营机制,让物业管理在社区资产方面实现信息集成,促进了行业数字化、智慧化转型升级,提升了行业核心竞争力,有效应对新时代下的社区资产管理资源要素变化带来的挑战,合理利用科技创新释放社区资源产能。
 
 
打破累积的标准化管理思路,跳出既有舒适框架
 
社区资产管理,早已不是新词,行业里的玩家各有一套管理方法论,琳琅满目的制度,百花齐放的工具,稳重细致的团队……在从资源管理、商家管理到合同签订、合同执行、履约评价的全流程中,就像一个个标准化的零件在运转,环环相扣稳步推进,但这真的是社区资产管理的上限吗?
我们有30份制度文件、24份标准表单,确保每个环节都标准化可管可控,然而人员流失的工作交接、上下之间信息不对称、合同漏催……这些典型问题还是层出不穷。
难道是我们在专业上做得不够深入?能将工作流程完全标准化,新人经培训后也能立马上手,深入是做够了的。那问题为什么没有得到改善呢?其实,“流水线”上更多的是兢兢业业的“普工”,当我们陶醉于既有的标准化工作流程按部就班之时,同时也丧失了创造力的成长空间,这些问题才会不断反复。当我们跳出来看时,就会发现依靠人工的标准化管理,虽然能保证业务的稳定性,同时降低人才培育成本,但也降低了行业门槛,埋没了社区资产管理的专业性,无形之中,还压低了社区资产管理天花板。
在社区资产管理已足够成熟的当下,打破累积的标准化管理思路,跳出既有舒适框架,才是社区资产管理数字化质变的开始。
 
要质变,也要深度,关键在于跨度
 
梳理社区资产管理工作不难发现,社区资产管理存在众多信息储存、提取、分类、关联、共享类的工作,改变人工记录的管理现状,上述典型问题,理论上应该不成问题。
敏锐的业界同行先后启动了社区资产管理引入系统实现自动化管控的摸索。据了解,业界代表性龙头企业已引入外包软件供应商的资源管理系统产品,但却出现执行过程衔接不佳、无法数据反写、没有品质巡查等问题,导致合作商评价无依据、无法及时提醒执行和追缴、资金流管控不佳等水土不服反应。这也反应出,软件供应商的资源管理系统虽然有着丰富的功能模块,并且在数据可视化上表现突出,但也存在一定缺陷——对业务的管控理解不够透彻,没有从业务实地出发,导致实现的功能深度不够。一步跨得大了,原来流畅运转的管理体系被撕扯得生疼。
那从现有常规的纯人工管控到数字化升级,这个拥抱科技创新的跨度到底有多大呢?
 
 “多种经营业务系统”落地,自我突破,创行业记录
 
越庞大越成熟的体系,拥有越高级别的自我防御机制,对“外侵物种”的排他反应也越激烈。通过外部刺激,在体系内催生“抗体”,才是健康发展所需的最佳疫苗。
中海物业资产运营及创新发展部主导业务梳理、流程规范、系统整体解决方案搭建完毕后,协同信息科技部实现相关业务功能的落地。在实施局部业务功能过程中,深度探讨,对各个局部业务过程进行衔接和丰富,痛点问题逐一突破,不断进行系统优化,最终完成从点到面形成社区资产运营管控平台,开发出一种多业务集成高效自动化的全流程管控社区资产运营系统。
中海物业这一行业内的自我突破,让物业管理在社区资产方面实现信息集成,促进了行业数字化、智慧化转型升级,提升了行业核心竞争力,使外部引入系统容易带来水土不服反应的困局豁然开朗。
 
深挖五大核心层面需求,按业务量身定制高效运营流程机制
 
多种经营管理系统流程图
 
1、合作商家管理层面:
形成合作商数据库,将合作商的信息存储在系统数据库内,有效的避免了人员离职连带着商家资源也消失的情形,增加了公司利益;商家数据库全国通用,所有业务人员均可在商家数据库内找到商家信息,实现全国合作商信息的共享,极大的增强了各单位的招商能力;对合作商家的履约情况进行评价并分等级,将库中商家分为优质商家、一般商家和劣质商家,各单位可根据商家等级进行筛选,快速查找优质商家并引用。
 
2、社区资源管理层面:
中海物业·优你互联建立社区资源数据库,全面统筹项目所有资源,细化资源的种类,将各项物业资源科学规范的分成不同种类进行差异化管理,建立不同种类资源的专属标签,从而有针对性的对业务进行统筹;同时根据资源状态形成销控点位图,社区资源租赁状态一目了然;通过数据管理单元根据资源的闲置天数、历史签约价格等将资源进行分等级,做到对不同类的资源进行差异管理;制定不同等级的资源的最低价格要求,保障好资源好价格,实现资源价值最大化;通过价格数据库中存储的历史价格数据形成资源租金单价统计图等,指导资源后续定价,当数据样本足够大之后,可形成较为完善的公式进行定价。
 
3、合同执行管理层面:
合同执行管理层面可谓重中之重。在业务开展过程中,商家的履约情况尤为重要,商家何时进场、何时退场、何时缴费是重点也是难点问题,没有管控好商家履约情况将会给公司带来直接利益的损失。
中海物业·优你互联通过系统平台,将合同台账数据库搬到云端,利用云端存储所有已签订的合同数据,有效避免合同遗忘、遗失等问题;在录入合同时,设置合同进场时间、退场时间检测结点,辅助后期运维完成检测工作,有效避免商家提前进场、商家到期未退场或未续约而免费占用资源的问题;在合同收款时间方面也设置监测并反馈结点,提前自动提醒业务人员,督促业务人员对合同款项进行催缴,有效增加公司的回款率和收款效率;考虑到人才流动大的现状,将合同执行人员开放为可变更,避免出现执行人员离职后便无法处理的问题……
在合同执行管理风险得到控制之余,抓取合同关键数据进行大数据模型搭建,将各城市已签合同额、城市回款情况、城市资源出租率等按需进行多维度分析,为预算制定提供科学的决策辅助。以我司2020年的预算制定为例,借助社区资产运营系统的数据分析,预算制定相较于往年更加科学,各项目的涨幅更加精准、详细。
 
 
4、财务管理层面:
对接财务系统,形成财务数据库,存储财务确认的收入数据,通过这些财务数据及项目或资源基础数据可以计算出每平米收入、项目收入、城市收入等收入情况并形成收款率统计图;利用财务管理数据可对收入进行纵向和横向的比较,如同一项目不同时间的收入数据比较图、同一时间项目基本信息类似的项目之间的收入数据比较图,通过对比图可以迅速发现项目可能存在的问题。如同一地区地段、入住户数相近、资源数量相近的两个项目的收入图却存在较大的差异,则可能存在员工消极招商、消极催款等问题。
 
5、资源清查管理层面:
社区资源和商家录入完善后,检查人员可更有效的对资源进行清查,降低清查频次,减少工作时间;公司总部业务部门、审计部门,分公司本部商务运营部均可利用本系统的资源管理模块对全国所有项目资源进行现场核查,并做好记录,有效地管理现场管理的混乱局面,规避可能存在的廉洁自律问题,实现现场稽查有理有据。
 
稳步迭代,有计划的刺激既有管理体系“变异”
 
社区资产运营系统,本质上是管控工具,一蹴而就带来的是牵一发动全身的蝴蝶效应。通过循序渐进,有的放矢,以版本的有计划优化迭代,优化功能模块细节,延展更广泛的应用场景,是保持系统生命力增强系统与体系融合的科学过程。

多种经营管理系统迭代流程图
 
中海物业·优你互联社区资产运营系统1.0版本立足于实现基础管理需求,但没有一个系统是完美的,系统是需要更新迭代的。在业务不断发展过程中,业务的需求不断地在变化调整,对业务系统提出更高的需求。因此2020年,我们将重新出发,推出2.0版本,优化业务系统功能,如:
在资源管理层面,实时监控资源的闲置天数,当可出租资源的闲置天数达到一定时间时,提醒资源维护人员,督促维护人员尽快利用该资源,提高对闲置资源的利用率;
在业务推广层面,建立推广管理单元,将物业可出租资源商品化,提高资源的出租率,降低资源闲置率,将低级资源变为高级资源,从而全面提高出租价格,增加公司收益;
资源清查方面,升级每次清查均需大量的表格打印、线下修改再录入的现状,将清查数据线上化,使清查更便捷,业务人员可以直接通过APP进行资源清查、信息修订等操作,提高清查效率。
稳步迭代,循序渐进,有计划优化功能模块细节,延展更广泛的应用场景,是保持系统生命力增强系统与体系融合的科学过程。
 
 
用数字给数字背书,开花结果就在当下
 
自2015年社区资产运营系统上线以来,社区经济收入的年增长率达27.8%。场地租赁单价方面也得到明显提升,最高合同额增幅达350%。仅2019年,追缴合同款达3000万元以上,合同回款率已升至90%,并能在未来达到95%以上。在中海物业在管面积上升的同时,社区经济每平米收入2019年涨幅达13.6%。而最具潜力的,是人工效率的提升,如遇到业主询问空闲库房价格情况,在没有系统的情况下,业务人员不清楚库房详细信息,只能带业主一个一个库房寻找合适的,需要花费2-3小时;而在系统上线后,业务人员只需在系统内搜索闲置资源知道闲置资源详细信息,可让业主有针对性的选择库房查看,省去中间寻找的时间,仅需30分钟即可完成,社区资产管理能效得到释放。
 
数据是体系质变程度最直观的认可,2019年社区资产运营系统获得了中建系统青年创新奖铜奖,作为中海集团内部唯一获奖项目,得到了中建集团的认可。可以说社区资产运营系统是一份中海物业成为卓越的国际化资产运营服务商远景的有力支撑和具体落地方案,是一次传统物业管理拥抱科技创新的成功尝试,是一座提升整个物业行业社区资产管理能力的里程碑,是一条成熟、高效且可复制的现代服务业转型实施路径。
 
 
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